MANUAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

0. INTRODUCCION

En virtud de la Ley 1581 de 2012 (Art. 17 y Art. 18) y del Decreto 1377 de 2013 (Art. 13) mediante los cuales se dictan disposiciones para la protección de datos personales y en el desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, LA CLINICA UCI DEL RIO S.A. en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales de sus grupos de interés conformado por los usuarios y sus familias, colaboradores, contratistas, proveedores, estudiantes, entidades responsables de pago y las entidades de inspección, vigilancia y control, información que se ha obtenido en el desarrollo de su actividad misional de prestar servicios de salud, por lo cual se compromete con el cumplimiento de la normativa mencionada y la protección de los derechos de las personas e informa a su grupo de interés que adopta las siguientes políticas sobre recolección, tratamiento y uso de datos personales.


1. ALCANCE

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de La Clínica UCI del Rio S.A.

2. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento expreso e informado del TITULAR para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Todo conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el encargado.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

3. POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

Al solicitar la información al TITULAR se debe informar de manera clara la finalidad para la cual se recaudan los datos personales, el tratamiento al cual pueden ser sometidos los datos personales, sus derechos y los medios a través de los cuales puede ejercerlos y la facultad de autorizar o no el tratamiento en caso de datos sensibles.

No se requiere autorización del TITULAR de los datos personales cuando se trate de:
- Responder a una orden judicial o cuando los solicita una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales.
- Datos personales de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el registro civil de las personas.

3.1 DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

La autorización para el tratamiento de los datos personales de menores de edad debe realizarse bajo la facultad de los padres de familia o representantes legales del menor.

3.2 DERECHOS DEL TITULAR

El TITULAR tendrá derecho a:
- Conocer rectificar y actualizar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización salvo casos excepcionales por ley.
- Ser informado sobre el uso que se le da a sus datos personales.
- Presentar consultas e interponer quejas.
- Solicitar revocatoria a La Clínica UCI del Rio S.A. por incumplimiento en la normatividad.
- Acceder de manera gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

3.3 DEBERES DEL TITULAR

- El TITULAR debe garantizar la veracidad de la información que proporciona a La Clínica UCI del Rio S.A.
- Actualizar su información de manera oportuna.
En caso de falsedad en la información suministrada La Clínica UCI del Rio S.A. se exime de cualquier responsabilidad.

3.4 RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En esta Política se identifica como responsable de los datos personales a:
La Clínica UCI del Rio S.A.
NIT 900.249.053-5
Calle 1 No. 14-34
Guadalajara de Buga (V), Colombia
Tel. 2364420 – 2364421 - 2374050
www.clinicadelrio.com.co
clinicadelriosa@hotmail.com

3.5 DEBERES DEL RESPONSABLE

El Responsable se compromete a proceder bajo los lineamientos normativos para garantizar en la medida de lo que le corresponde el ejercicio de los derechos de los TITULARES de los datos personales, obtenidos en el desarrollo de sus funciones.

3.6 TIPO DE INFORMACIÓN REGISTRADA

Para facilitar el contacto con los TITULARES, registramos y conservamos datos personales o cualquier información vinculada que pueda asociarse a la persona.

La Clínica UCI del Rio S.A. obtiene información a través de las siguientes fuentes:
- Cuando el paciente o usuario voluntariamente brinda información.
- En los procesos de atención asistencial.
- En los procesos de facturación de servicios.
- Otras fuentes, que brindan información relacionada con el servicio que el usuario requiere.
- En los procesos de actividades comerciales.
- En desarrollo de actividades educativas.
- En el ejercicio de procesos laborales.

La información personal recopilada puede incluir, pero no limitarse a:
- Nombre, direcciones y números de teléfono.
- Fecha y lugar de nacimiento, así como su género.
- Direcciones de correo electrónico.
- Información necesaria para facilitar el contacto u otros servicios, incluyendo información familiar o laboral.
- Número de cédula.
- Identificación, representación y existencia en caso de personas jurídicas.
- Información personal brindada a través de encuestas u otros métodos de investigación.
- Información personal brindada a la oficina de Atención al Usuario.
- Por la naturaleza de nuestra institución prestadora de servicios de salud.
- También registramos datos básicos de la persona responsable del paciente.
- Así como la entidad promotora de salud a la que se encuentra afiliado.

3.7 UTILIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

La Clínica UCI del Rio S.A. utiliza información personal para procesar, confirmar y cumplir con el objeto de funcionamiento de la Institución o algún otro servicio que el TITULAR solicite, La Clínica UCI del Rio S.A. puede utilizar esta información para:

- Realizar, a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad propia o de terceros, venta de servicios, facturación, gestión de cobranza, recaudo, mejoramiento del servicio, así como cualquier otra relacionada con nuestros servicios, actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social.
- Generar una comunicación óptima en relación con nuestros servicios.
- Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios, evaluación del servicio, satisfacción y otras relacionadas con nuestros servicios.
- Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los servicios contratados a través nuestro.

- Cumplir con las obligaciones contraídas con nuestros clientes, usuarios, proveedores, aliados, sus filiales, distribuidores, subcontratistas, outsourcing y demás terceros público y/o privado, relacionados directa o indirectamente con el objeto social de LA CLINICA UCI DEL RIO S.A.
La Clínica UCI del Rio S.A. no vende la información de sus usuarios ni comparte los datos personales sin autorización del TITULAR (Ver anexo A)

3.8 TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

La Clínica UCI del Rio S.A. cumple con lo establecido en el artículo 26 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y se abstiene de transferir datos personales de los TITULARES a otros países que no cuenten con iguales o superiores estándares de protección. Sin embargo procederán las siguientes excepciones:

Esta prohibición no regirá cuando se trate de:
- Información respecto de la cual el TITULAR haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
- Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del TITULAR por razones de salud o higiene pública.
- Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el TITULAR y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del TITULAR.

3.9 NEGATIVA A TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

Si el usuario o paciente considera que La Clínica UCI del Rio S.A. no debe utilizar o compartir su información personal con las finalidades aquí recogidas, debe manifestar su negativa por escrito.

3.10 PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

CONSULTAS

Las consultas realizadas por el TITULAR o sus causahabientes serán atendidas por La Clínica UCI del Rio S.A. en un término de (5) días hábiles a partir del recibo de la solicitud.

RECLAMOS

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de La Clínica UCI del Rio S.A. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en esta política, podrán presentar un reclamo ante el área de Gestión Humana, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida al área de Gestión Humana de La Clínica UCI del Rio S.A., con la identificación del TITULAR, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer.
El término máximo para atender el reclamo será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Antes de acudir a la entidad encargada de vigilar el cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, el Titular debe tramitar inicialmente su reclamo con La Clínica UCI del Rio S.A. a través de los medios y canales dispuestos para tal fin.

3.11 CUMPLIMIENTO DE LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La Clínica UCI del Rio S.A. asegura la protección de los datos personales de los TITULARES adoptando las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias. De igual manera evitará la adulteración, pérdida o uso no autorizado.

3.12 MODIFICACIONES Y VIGENCIA

La Clínica UCI del Rio S.A. se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento y notificará a los TITULARES sobre cualquier cambio.